会議における司会進行の基本を勉強しようよ。
こんにちは。
しんのすけです。
今回は、【会議の進め方】について、まとめました。
明日は部署会議です。
— しんのすけ@共感力向上委員会 (@Jiyuujin917) 2019年6月10日
いつも始まりの時間提示はあるのに、終わりの時間の予定はない。
報告、議論の構成をしっかりと考えた会議にしてほしいし、会議の方法を知らない人は、それが正しいと誤認識して育ってしまうよ。
会議をすることは多いけど、会議をして成果が上がった実感がない。
せっかくの休みの日に、会議が入ってしまって休みがなくなってしまったり、
もっと効率よく会議を進行してほしいし、無駄な会議は省いてほしい。
会議が敬遠される要因
- 終わりの時間がはっきりしない。
- 明確な論点がない
- 発言出来ない雰囲気
- 話が脱線する
チーム構築の為、周囲の仲間と共通認識を図り、研究、研鑽するためには話し合うことが、大切ですよね。
しかし、個々の価値観や考え方、想いは一人一人異なり、チーム内で、まとまるのは本当に難しい。
せっかくの会議を無意味なものにしては、貴重な時間の無駄使いで、会議が敬遠される要因になってしまいます。
では、実りある会議にするにはどうすればいいの？
会議の種類は大きく分けて５種類
１）報告や連絡をするための会議
２）アイデアを出す会議
３）問題を発見するための会議
４）問題を解決するための会議
５）コーチング型会議
会議の主催者は、どのような会議の種類にするのか、事前準備が必要です。
☆こんなあなたにおすすめ☆
- 初めて会議進行役に選ばれて、何をどうしたら良いか分からない
- 意見を上手くまとめる方法が知りたい
- 会議を時間内に終わらせるコツが知りたい
- メンバーの連帯感の生み出し方を知りたい
- 発言しない人の意見の引き出し方を知りたい
- 議論を深める方法が知りたい
事例検討会議の留意点
今回は、事例検討会議についての一連の流れをまとめました。
会議の種類としては、２）、３）、４）が重複したものです。
１）開会
・司会者は遅れてくる参加者が見える位置
・司会者、発表者、助言者が並んで座る
・定刻の開始と終了を遵守
・メンバー確認、自己紹介
２）事例発表
・事例発表者には時間の制限をつけずに、自由に発表してもらう。
・原稿にまとめてあることは、全て口にしてもらう。
・最後に感想をもらう。
３）事例の共有化
・関わりのある機関は補足説明
・質問を通じて共有
・質問は一問一答
・質問者は発表者に労いの言葉を掛けてから質問する。
・質問内容は、確信に触れるものは避け、外堀から埋める。
・事実確認を終えてから、関わり方
・評価、批判、攻撃などは厳に慎む
４）論点の明確化
・事例の共有化を経て、何を検討したいかを共有する。
・発表者がテーマと、共有化したメンバーが検討したい事柄を一致させる。
・論点の提示は、発表者でも助言者でもいい。
５）論点の検討
・全員が自由に発表出来るように促す。
・必要に応じて「逐語記録」を再現してみてもよい。
・「自分だったら」という意見を多く出せるようにする。
６）まとめ
・助言者がいればコメントを求める。
・助言者がいなくても、メンバーが一言ずつ感想を述べる。
・事例報告者を労う。
司会者の舵取りのため要所要所の支持が大切になりますね。
次に、参加者が会議に臨む姿勢についてです。
参加者の心構え、ルール
・発表内容を真摯に聴く
・事例を共有するように努める
・サポーティブな関係や雰囲気に配慮し質問する。
・質疑応答は一問一答を原則とする。
・最初の質問では、事例提供者への労いの言葉をかけてから質問する。
・最初は事実確認に関する質問をする。
・事実確認を終えてから関わり方に関する質問をする。
・論点に沿って具体的な意見などを述べる。
・おみやげを持って帰るために、気づきを得るためにも深い自己洞察が必要。
・振り返りの時間を大切にする。
会議におけるルールをないがしろにしてはいけない。
実りある会議にするには、司会者と参加者の共通したルールが必要です。
しかし、会議のルール自体暗黙であり、ないがしろになっているのではないでしょうか。
そういった意味でも、司会者、参加者の留意すべきことを、提示することも大切です。
Q &A
Q,話が脱線してしまった時の対応
A,「興味深い内容でしたが、論点から離れましたので、元にもどします。」
Q,質問者が否定的な発言をした場合
A,「否定的な発言は控えていただきたい。」
A,「労いと肯定的な発言に訂正願います。」
Q,参加者の発言が少なくアイデアが出ない場合
A,付箋を配りアイデアを個別に出し合って、項目別にまとめる方法(KJ法)
A,「アイデアを出して下さい。」は禁句。
その場の雰囲気や関係性もありますが、時にはきっぱりとした対応も必要になります。
